โครงการแบ่งปันความรู้และประสบการณ์ชาวกรมบัญชีกลาง (CoP :
Community of Practice)
กิจกรรมที่ ๓ : เล่าเรื่องเร้าพลังชาวกรมบัญชีกลาง
(Storytelling) ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. ๒๕๕๖
โครงการฝึกอบรม เรื่อง Microsoft Access ๒๐๐๗
ผู้เล่าเรื่อง
: นายสุจิตร ชุมชัย
นักวิชาการคลังปฏิบัติการ
สำนักกำกับและพัฒนาระบบการบริการการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์
การแบ่งปันความรู้ที่ได้รับ
โปรแกรม Microsoft Access ๒๐๐๗เป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์
สำหรับจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ให้เป็นหมวดหมู่ เรียกว่า ฐานข้อมูล
จากนั้นจึงจะนำเอาข้อมูลสร้างเป็นแบบฟอร์ม
เพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลให้สะดวกและง่ายขึ้นออกมาเป็นรายงานที่สวยงามเป็นระเบียบ
และอื่นๆ อีกมากโดยการใช้งาน Access นั้นต้องมีการเกี่ยวข้องกับเรื่องฐานข้อมูล ดังนั้นก่อนที่จะใช้งานของ Access ต้องมีความเข้าใจในฐานข้อมูลก่อน
ซึ่งฐานข้อมูล (Database) คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ ที่รายละเอียดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน
ซึ่งถูกนำมาใช้ในงานด้านต่าง ๆ ข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้อย่างมีระบบ และมีความสัมพันธ์กัน เพื่อประโยชน์ในการจัดการและรียกใช้ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
๑. การสร้างตารางข้อมูล
ให้คลิกเลือกแท็บCreate แล้วเลือกคำสั่งสร้างในกลุ่ม
Tables ซึ่งมีวิธีการสร้าง ๔ แบบ
๑. Datasheet View เป็นการสร้างจากการป้อนข้อมูลบนตาราง
๒. Design View เป็นการสร้างด้วยมุมมองออกแบบ
๓. Table Template เป็นการสร้างด้วยต้นแบบที่มากับโปรแกรม Microsoft Access
๔. Share Point Lists เป็นตารางข้อมูลเชื่อมดยงกับ Share
Point
๒. ฟอร์ม
ฟอร์มสามารถแบ่งออกเป็น ๕ แบบ
๑. ฟอร์มเดี่ยว (Single Form)
เป็นฟอร์มแสดงข้อมูล ๑ เรคคอร์ดต่อ ๑ เพจ
๒. ฟอร์มต่อเนื่อง (Continue form)
เป็นฟอร์มแสดงเรคคอร์ด
๓. ฟอร์มแผ่นตาราง (Datasheet form)
เป็นฟอร์มแสดงรายการเรคคอร์ดของมุมมองแผ่นตาราง
๔. ฟอร์ม Pivot Table เป็นฟอร์มแสดงข้อมูลแบบ
Pivot Table
๕. ฟอร์ม Pivot Chart เป็นฟอร์มแสดงกราฟข้อมูลในแบบ
Pivot Chart
การสร้างฟอร์ม ในการสร้างฟอร์มตามปกติจะต้องเลือกตารางข้อมูลหรือคิวรี่เป็นลำดับแรก
ยกเว้นถ้าต้องการนำฟอร์มไปใช้ในลักษณะอื่นๆ
ที่ไม่ต้องการใช้ข้อมูลใดๆเลย ให้ทำการสร้างโดยไม่ต้องเลือกตารางข้อมูลและคิวรี่
ฟอร์มสามารถสร้างได้ ๓
วิธีหลัก คือ เครื่องมือสร้างฟอร์ม Form wizard และมุมมองออกแบบ
Form design)
๓. การรายงาน รายงานสามารถแบ่งออกเป็น ๓รูปแบบ
๑. รายงานคอลัมน์(Columnar report)เป็นรายงานแบบ
๑ เรคคอร์ดต่อ ๑ หน้ารายงาน
๒. รายงานตาราง(Tubular report)เป็นรายงานแบบแถวและคอลัมน์
(Row-column Format)
๓. รายงานป้ายชื่อ(Label report)เป็นรายงานสำหรับการพิมพ์ป้าย
(Label)
การสร้างรายงานสามารถทำได้ ๓ วิธี
-
เครื่องมือสร้างรายงาน
-
Report Wizard คำสั่งสร้างด้วย
Wizard
-
Report Design คำสั่งสร้างรายงานเปล่าในมุมมองออกแบบ
๔. มาโคร ประเภทมาโครมี ๒ ประเภท คือ
๑. Standalone macro มาโครประเภทเป็นแบบ Public สร้างขึ้นแล้วจะเก็บอยู่ใน Category ของมาโครใน Navigator pane อ๊อบเจคต่างๆ สามารถนำมาใช้ได้
๒. Embedded macro มาโครประเภทนี้จะฝังอยู่ฟอร์มหรือรายงานที่สร้างมาโครงสำหรับการตอบสนอง
Event ซึ่งเริ่มใช้ในเว่อร์ชัน ๒๐๐๗
การสร้างมาโครสามารถสร้างได้จากคำสั่งในกลุ่ม Others [ocmU [ Create หรือใช้ Macro Builder
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น