ผู้เล่าเรื่อง : นางสาวชลพรรณ สิงห์สาคร
ปัจจุบันดารงตาแหน่ง : นักวิชาการเงินและบัญชีชานาญการ
หน่วยงาน : สานักงานเลขานุการกรม
หลักสูตรฝึกอบรม : การใช้โปรแกรม Microsoft Project
หน่วยงานผู้จัด : กระทรวงการคลัง
วัตถุประสงค์ของหลักสูตร / โครงการฝึกอบรม
เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมมีความรู้เกี่ยวกับการบริหารโครงการ โดยใช้โปรแกรม Microsoft Project ซึ่งเป็นโปรแกรมเพื่อการบริหารจัดการโครงการ ทรัพยากร โดยเริ่มตั้งแต่การป้อนข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ ปฏิทินพื้นฐาน การเปลี่ยนแปลงเวลาทางานในปฏิทิน การป้อนข้อมูลเกี่ยวกับงาน ประเภทความสัมพันธ์ของงาน การกาหนดรูปแบบความสัมพันธ์ของงาน การจัดการกับทรัพยากร ปัญหาการเรียกใช้ทรัพยากรซ้าซ้อน การติดตามงาน การพิมพ์รายละเอียดของโครงการออกทางเครื่องพิมพ์ รวมทั้งการจัดรูปแบบรายงานแบบต่าง ๆ ของโครงการ
การแบ่งปันความรู้ที่ได้รับ : การบริหารโครงการด้วย Microsoft Project
1. ลักษณะเด่นของโครงการ
1.1 ประกอบไปด้วยงานย่อย
1.2 มีวันเริ่มวันจบแน่นอน
1.3 มีข้อบังคับทางด้านขอบเขตของงานและคุณภาพ ระยะเวลา และค่าใช้จ่าย
2. วัตถุประสงค์ของการบริหารโครงการ
2.1 สามารถดาเนินโครงการให้สาเร็จตามแผนที่กาหนดไว้
2.2 ใช้ทรัพยากรในการดาเนินโครงการน้อยที่สุด ทั้งในแง่ของเวลาและค่าใช้จ่าย
3. แนวความคิดในการบริหารโครงการ
3.1 PERT (Program Evaluation Research Technique)
สาหรับนักบริหารโครงการที่ไม่เคยมีประสบการณ์ในการทาโครงการมาก่อน โดยเป็นการประเมินเวลา (เวทเวลา) ที่เหมาะสมจากระยะเวลา 3 ค่า ดังนี้
- Optimistic Duration ใช้เวลาดาเนินโครงการสั้นที่สุด นักบริหารโครงการจะเป็นคนมองโลกในแง่ดี เช่น การสร้าง SkyWalk จะสามารถสาเร็จภายในเวลาประมาณ 1 เดือน โดยไม่มีปัญหาและอุปสรรคใด ๆ
- Pessimistic Duration ใช้เวลาดาเนินโครงการนานที่สุด นักบริหารโครงการจะเป็นคนมองโลกในแง่ลบ เช่น การสร้าง SkyWalk จะสามารถสาเร็จได้ต้องใช้เวลานานเป็นปี เนื่องจากอาจต้องมีการเวนคืนที่ดิน เป็นต้น
- Expected Duration ใช้เวลาดาเนินโครงการปานกลาง นักบริหารโครงการจะเป็นคนมองโลกแบบกลาง ๆ
น้าหนักที่ใช้ประเมินคือ 1:4:1 (นาระยะเวลา 3 ค่ามากาหนดเป็นสูตร โดย 4 คือ Expected)
3.2 CPM (Critical Path Method)
สาหรับนักบริหารโครงการที่เคยมีประสบการณ์ในการทาโครงการมาก่อน เช่น เคยบริหารโครงการจัดฝึกอบรมมาก่อน ซึ่งโปรแกรม Microsoft Project ใช้แนวคิดนี้ในการคานวณและบริหารโครงการ
4. ขั้นตอนสาคัญของการบริหารโครงการ
4.1 วางแผน (Plan)
4.1.1 แจกแจงงานและระบุความสัมพันธ์
4.1.2 กาหนดทรัพยากรที่ต้องใช้
4.1.3. สร้างชาร์ทแสดงโครงการ
4.1.4 คิดคานวณระยะเวลาของโครงการ
4.1.5 คิดคานวณค่าใช้จ่าย
4.1.6 ปรับปรุงโครงการ
4.2 ดาเนินโครงการ (Operate)
4.3 ประเมินผลโครงการ (Evaluate)
5. การให้ข้อมูลสาหรับการบริหารโครงการ
Microsoft Project ใช้สาหรับอัพเดทโครงการได้ โดยช่วงเวลาอัพเดทไม่สาคัญเท่ากับข้อมูลที่ป้อนให้กับ Microsoft Project เช่น ปัจจัยภายนอกที่มีผลกระทบต่อโครงการ (น้าท่วม แผ่นดินไหว คนงานสไตร์ค) หรือปัจจัยภายในที่มีผลกระทบต่อโครงการ (การวางแผนระยะสั้นเกินจริง) โดยข้อมูลสาหรับการบริหารโครงการประกอบด้วย
5.1 ข้อมูลทั่วไปสาหรับโครงการ (Project Information)
5.1.1 วิธีวางแผนโครงการ (Schedule From)
- จากวันเริ่มต้นโครงการ (Project Start Date: PSD) เช่น จะจัดกิจกรรมส่งเสริมวินัยการคลัง โดยจัดบอร์ดที่ศูนย์ประชุมสิริกิตติ์ มีการวางแผนตั้งแต่เริ่มงาน ให้ประธานตัดริบบิ้น กล่าวเปิด จนกระทั่งสิ้นสุดการจัดกิจกรรม (เริ่มตั้งแต่ 0-10)
- จากวันสิ้นสุดโครงการ (Project Finish Date: PFD) โดยคานวณว่าควรเริ่มต้นโครงการเมื่อใด เพื่อให้โครงการสิ้นสุดตามที่ต้องการ
5.1.2 ปฏิทินการทางาน (Calendar) โดยใช้ Base Calendar ซึ่งเป็นเครื่องมือสาหรับกาหนดเวลา การทางาน (Working Time) กับเวลาไม่ทางาน (Nonworking Time) โดย Microsoft Project ทาแม่แบบพื้นฐานไว้ 3 แบบ คือ
1) Standard ทางานวันจันทร์-วันศุกร์ วันละ 8 ชม. โดยทางานระหว่างเวลา 08.00-12.00 น. และ 13.00-17.00 หยุดวันเสาร์และวันอาทิตย์ (ไม่รวมถึงวันหยุดนักขัตฤกษ์)
2) 24 Hour ทางานทุกวันต่อเนื่องตลอดเวลา ไม่มีเวลาหยุด เช่น การทางานของร้าน 7-11 การทางานของเครื่องจักร เป็นต้น
3) Night Shift คือ การทางานเป็นกะ โดยอยู่บนพื้นฐานของการทางานแบบ 40 ชม./อาทิตย์ เช่น ทางานผลัดกลางคืนระหว่างเวลา 23.00-03.00 น.และ 04.00-08.00 น. เป็นต้น
5.2 ข้อมูลของงาน (Task Information) เป็นการให้ข้อมูลและรายละเอียดเกี่ยวกับงาน
5.2.1 ชื่องาน (Task Name)
1) Task คือ งานทั่วไป
2) Summary Task คือ งานสรุป หรืองานรวม
3) Sub Task คือ งานย่อย
4) Milestone คือ งานที่มีระยะเวลาเท่ากับศูนย์ ใช้สาหรับบอกความก้าวหน้าของโครงการ
5.2.2 ระยะเวลา (Duration)
1) เวลาทางาน ประกอบด้วย d (day), w (weeks), h (hour), m (minute), mo (month)
2) เวลาต่อเนื่อง (Elapsed Time) ประกอบด้วย ed (E-Day), ew (e-weeks), eh (e-hour), em (e-minute), emo (e-month)
5.2.3 ความสัมพันธ์ (Relationship) เป็นการระบุความสาคัญของงานว่า งานใดมีความสาคัญลาดับแรก (Predecessor) งานใดมีความสาคัญลาดับถัดไป (Successor) ซึ่งความสัมพันธ์ของงานแบ่งออกเป็น 4 ประเภท คือ
1) Finish to Start (FS) ทางาน Successor ให้เสร็จก่อน จึงจะทางาน Predecessor เช่น จ่ายค่าจอดรถก่อนนารถเข้าไปจอด เป็นต้น
2) Start to Start (SS) งาน Predecessor และSuccessor เริ่มพร้อม ๆ กัน
3) Finish to Finish (FF) งาน Predecessor และSuccessor เสร็จสิ้นพร้อมกัน เช่น การรับจัดงานแต่งงาน โดยงานทุกอย่างต้องเสร็จเมื่องานแต่งเริ่ม เป็นต้น
4) Start to Finish (SF) งาน Predecessor เริ่มต้นเมื่อ Successor เสร็จสิ้น เช่น งาน Successor ของผู้จัดฝึกอบรม (สป.กค.) คือ การรวบรวมรายชื่อ ติดต่อวิทยากร เตรียมเอกสารอบรมฯ ซึ่งทั้งหมดต้องเรียบร้อยก่อน จึงจะเริ่มฝึกอบรม/การเรียนการสอน เป็นต้น
5.2.4 ข้อจากัด (Constrain) หมายถึง ข้อมูลที่เป็นเงื่อนไข หรือข้อจากัด เช่น โครงต้องเริ่ม/จบ ณ วันใด ๆ หรือโครงการห้ามช้าไปกว่าวันใด ๆ โดยสามารถแบ่งข้อจากัดได้ออกเป็น 8 ประเภท ดังนี้
1) As Soon As Possible (ASAP) เร็วที่สุดเท่าที่จะทาได้
2) As Late As Possible (ALAP) ช้าที่สุดเท่าที่จะทาได้
3) Must Start On (MSO) ต้องเริ่มในวันที่
4) Must Finish On (MFO) ต้องจบในวันที่
5) Start No Later Than (SNLT) ต้องเริ่มไม่ช้าไปกว่าวันที่
6) Finish No Later Than (FNLT) ต้องจบไม่ช้าไปกว่าวันที่
7) Start No Earlier Than (SNET) ต้องเริ่มไม่เร็วไปกว่าวันที่
8) Finish No Earlier Than (FNET) ต้องจบไม่เร็วไปกว่าวันที่
5.3 ข้อมูลทั่วไปสาหรับทรัพยากร (Resource Information) สาหรับกาหนดข้อมูลเกี่ยวกับทรัพยากร ดังนี้
5.3.1 กาหนดรายละเอียดทรัพยากร ที่มุมมอง Resource Sheet หรือ Resource Information
5.3.2 เรียกใช้ทรัพยากร (Assign Resource)
- ควรมีการมอบหมายงานที่เหมาะสม
- ช่วยเตือนเรื่องทรัพยากรที่อาจ Over Load หรือการมอบหมายงานซ้าซ้อน
- มีการมอบหมายงานที่ชัดเจน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น